Compliance
Cold email en de AVG
Cold email is legaal in Nederland. Maar legaal is niet hetzelfde als goed geregeld. Op deze pagina staat precies hoe wij met de AVG en de Telecommunicatiewet omgaan, en waar de grens van onze verantwoordelijkheid ligt.
Werkwijze
Waar wij op letten
01
Gerechtvaardigd belang
B2B cold email valt onder artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: gerechtvaardigd belang. Dat is geen vrijbrief. Het betekent dat we per opdracht kunnen uitleggen welk belang we hebben, waarom email het minst ingrijpende kanaal is en waarom dat belang zwaarder weegt dan de inbreuk op de ontvanger. Die afweging leggen we vast in een LIA.
02
Herkomst per adres
Van elk e-mailadres dat we gebruiken, leggen we vast waar en wanneer het is gevonden. Vraagt iemand waar zijn gegevens vandaan komen, dan kunnen we dat per adres laten zien. Dat is geen administratieve bijzaak: het is precies wat de Autoriteit Persoonsgegevens van je vraagt zodra er een klacht binnenkomt.
03
Suppressielijst
Meldt iemand zich af, dan gaat die persoon op een centrale suppressielijst. Niet alleen voor de campagne waarin hij zich afmeldde, maar voor elke klant en elke campagne die daarna nog loopt. Eén afmelding geldt voor al onze campagnes.
04
Data-minimalisatie
We verwerken het minimum dat nodig is om een relevante zakelijke vraag te stellen: de naam van de contactpersoon, de functie, de bedrijfsnaam en het zakelijke e-mailadres. Dat zijn persoonsgegevens, en daarom behandelen we ze ook zo: alleen openbare bronnen, geen privécontactgegevens, geen bijzondere persoonsgegevens en geen telefoonnummers. Informatie die alleen over het bedrijf gaat, zoals vestigingsgegevens en brancheregistraties, is geen persoonsgegeven en valt daarmee buiten de AVG.
Twee wetten
Twee wetten, twee vragen
De meeste verwarring over cold email komt doordat er twee verschillende wetten spelen. Ze gaan over iets anders, en ze stellen andere eisen.
Telecommunicatiewet
Mag je dit bericht sturen?
De Telecommunicatiewet bepaalt of je ongevraagd mag benaderen en via welke kanalen. Voor zakelijke adressen met een opt-out mag je mailen. Voor natuurlijke personen en voor kleine ondernemers zoals eenmanszaken en vof's gelden strengere regels. Daarom filteren we standaard op rechtsvorm.
AVG
Mag je deze gegevens verwerken?
De AVG gaat over de persoonsgegevens in het bericht: de naam, de functie, het e-mailadres. Op grond van gerechtvaardigd belang mag je die verwerken, mits je de afweging maakt, vastlegt en de rechten van de betrokkene respecteert. De AVG bepaalt dus niet of je het bericht mag sturen, alleen of je de gegevens erin mag verwerken. Beide wetten moeten kloppen.
Eenmanszaken, vof's en kleine ondernemers
Wie we wel en niet mailen
01
Standaard filteren we
Onze leadlijsten filteren op rechtsvorm. Je doelgroep bestaat in de basis uit rechtspersonen: BV's, NV's, stichtingen en vergelijkbare vormen. Zo vermijd je het risico dat hoort bij het benaderen van natuurlijke personen en kleine ondernemers zoals eenmanszaken en vof's.
02
Wil je ze toch benaderen?
Dat kan, en we doen het ook voor klanten die daar bewust voor kiezen. We informeren je dan expliciet over de strengere regels die voor die groep gelden en over het extra risico dat eraan zit.
03
Het risico ligt aan jouw kant
De keuze om eenmanszaken en vof's te benaderen is een keuze van jou als verwerkingsverantwoordelijke. We leggen die keuze vast, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wie welk risico draagt. We verkopen geen zekerheid die we niet kunnen geven.
Waarborgen
Wat we standaard doen
Geen beloftes die we niet kunnen onderbouwen. Dit zijn de maatregelen die in elke campagne zitten.
Verantwoordelijkheid
Wie is waar verantwoordelijk voor
Als wij namens jou mailen, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij in jouw opdracht. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij, en die sluiten we standaard af. Wij zorgen voor de uitvoering: de herkomstadministratie, de suppressielijst, de waarborgen en de vastlegging van de afweging. Jij bepaalt wie je wilt bereiken en met welk aanbod.
Dit is geen juridisch advies. We beschrijven hoe wij werken, niet wat in jouw situatie mag. Twijfel je over je eigen positie, dan is een jurist de juiste plek om dat te toetsen.
Vragen over hoe wij met je gegevens omgaan? Mail hello@spryntr.com. Zie ook onze privacyverklaring.
FAQ
Vragen over compliance
Is cold email legaal in Nederland?
Dat hangt van twee wetten af. De Telecommunicatiewet bepaalt of je het bericht mag sturen: naar zakelijke adressen mag dat, mits er een opt-out in staat. De AVG bepaalt of je de persoonsgegevens erin mag verwerken, en dat mag op grond van gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f). Wij zorgen dat een campagne aan beide kanten klopt: relevante doelgroep, functiegerichte boodschap, herkenbare afzender en een werkende opt-out.
Mag je mijn gegevens zomaar verwerken?
We verwerken het minimum dat nodig is om een relevante zakelijke vraag te stellen: de naam van de contactpersoon, de functie, de bedrijfsnaam en het zakelijke e-mailadres. Dat zijn persoonsgegevens, en daarom behandelen we ze ook zo. We halen ze uit openbare bronnen, gebruiken geen privégegevens en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. Van elk adres leggen we vast waar het vandaan komt. Wil je dat we je niet meer mailen of je gegevens verwijderen, dan regelen we dat direct via hello@spryntr.com. Je hoort binnen een maand van ons.
Wat is een LIA en hebben jullie die?
Een Legitimate Interest Assessment is de vastlegging van de afweging die de AVG bij gerechtvaardigd belang verplicht stelt: welk belang heb je, kan het niet met minder inbreuk, en weegt jouw belang zwaarder dan dat van de ontvanger? We stellen er per opdracht een op en leggen vast wat de doelgroep, het aanbod en de waarborgen zijn. Op verzoek is die in te zien.
Mailen jullie ook zzp'ers en vof's?
Standaard niet. Onze leadlijsten filteren op rechtsvorm, en voor natuurlijke personen en kleine ondernemers zoals eenmanszaken en vof's gelden strengere regels. Wil je die groep wel benaderen, dan kan dat: we leggen dan uit welk risico daaraan zit en zetten die keuze expliciet vast.
Hoe snel kun je zien waar een adres vandaan komt?
Van elk e-mailadres in een campagne leggen we de herkomst vast, met het moment waarop we het hebben gevonden. In de praktijk kunnen we dat direct laten zien. Mocht er bij een enkel adres iets ontbreken, dan vullen we dat aan binnen de termijn die de wet daarvoor geeft.
Wat gebeurt er als ik me afmeld?
Je afmelding wordt direct verwerkt in een centrale suppressielijst. Die geldt niet alleen voor de campagne waarin je je afmeldde, maar voor alle campagnes en alle klanten. Zo voorkomen we dat je opnieuw bericht krijgt.
Wil je weten wat dit voor jouw campagne betekent?
Plan een gesprek van 30 minuten. We lopen je doelgroep door, vertellen welke waarborgen we standaard meenemen en waar jouw verantwoordelijkheid begint en ophoudt.
Herkomst per adres
Vastgelegd
Afmelding
Centraal
LIA
Per opdracht