Wat is Calendly?
Calendly is een tool om afspraken in te plannen zonder heen-en-weer mailen. Je koppelt je agenda, stelt in wanneer je beschikbaar bent en deelt een link. De ander kiest zelf een moment dat in jouw agenda vrij is, en de afspraak staat er direct in, inclusief videolink als je dat wilt.
Het probleem dat Calendly oplost kent iedereen die meetings plant: "Past dinsdag om 10 uur?" "Nee, woensdag?" Elke extra mail is een moment waarop een geïnteresseerde lead afhaakt. Met een boekingslink ligt de volgende stap direct bij de ander. Calendly heeft daarnaast betaalde extra's zoals Notetaker (opnames, transcripties en samenvattingen van je gesprekken) en Callie, een AI-assistent die via e-mail afspraken plant.
Lees ook: welke manieren van klanten werven echt werken.
Voor wie is Calendly geschikt?
Calendly past bij iedereen die regelmatig gesprekken inplant met mensen buiten de eigen organisatie: zzp'ers, adviseurs, bureaus en salesteams. Voor een eenmansbedrijf is het gratis plan vaak al genoeg. Werk je met meerdere mensen die leads verdelen, dan heb je de teamfuncties nodig, zoals round-robin en het routeren van leads naar de juiste collega. Meer tools voor dit doel vind je in de categorie afspraken plannen.
Belangrijkste functies
- Boekingspagina: een eigen link en pagina waar anderen een tijdslot kiezen, op basis van je echte beschikbaarheid.
- Agendakoppeling: Google, Microsoft Teams, Outlook en Office 365, zodat dubbele boekingen worden voorkomen.
- Videobellen: automatisch een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link bij de afspraak.
- Automatiseringen en herinneringen: herinneringen en follow-ups, plus koppelingen met onder meer HubSpot, Mailchimp en Zapier (vanaf Standard).
- Teamplanning: round-robin, leads kwalificeren en routeren, en centraal beheerde afspraaktypes (vanaf Teams).
- Betalingen: Stripe of PayPal koppelen om vooraf te laten betalen (vanaf Standard).
Wat kost Calendly?
Calendly rekent per gebruiker (seat). Alleen wie agenda's koppelt en meetings host heeft een seat nodig; de mensen die bij je boeken niet.
| Plan | Prijs (jaarlijks betaald) | Voor wie |
|---|---|---|
| Free | $0 | Eén afspraaktype en één agendakoppeling |
| Standard | $10 per gebruiker per maand | Onbeperkt afspraaktypes, meerdere agenda's, automatiseringen |
| Teams | $16 per gebruiker per maand | Round-robin, lead-routing, Salesforce-koppeling |
| Enterprise | vanaf $15.000 per jaar | Vanaf 50 seats, SSO, auditlog, dedicated support |
Is Calendly geschikt voor Nederlandse bedrijven?
Volgens de privacyverklaring van Calendly is Calendly de verwerker van de gegevens die jij via de dienst verwerkt, en daarvoor is een Data Processing Addendum beschikbaar. Voor doorgifte van persoonsgegevens uit de EER gebruikt Calendly het EU-US Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen en het UK Addendum. Calendly heeft een vertegenwoordiger in de EER aangewezen. Op de securitypagina van Calendly staan onder meer SOC 2 Type 2, SOC 3 en ISO/IEC 27001, plus versleuteling van data in rust en onderweg.
In welk land de data precies staat, vermeldt Calendly niet; de securitypagina spreekt alleen van "een toonaangevende cloudprovider". Een Nederlandstalige interface of Nederlandse support vermeldt Calendly niet op de pagina's die wij lazen.
Zo gebruiken wij Calendly
Calendly zit bij ons vooral in de fase ná de reply. Als een lead positief reageert op een cold email, is een boekingslink de snelste weg naar een gesprek. In een analyse van positieve replies bij een klant zagen we dat antwoorden die tot een afspraak leidden vaker een Calendly-link bevatten (85% tegenover 56% bij antwoorden die niet converteerden). Sindsdien voegt de AI-agent die de replies voor die klant voorbereidt standaard een boekingslink toe bij geïnteresseerde leads.
De les die daar direct bij hoort: een link is geen antwoord. Stelt een lead een inhoudelijke vraag, dan geef je eerst een echt antwoord en bied je de link daarna aan als optie. Wie elke vraag afdoet met "plan maar een moment in", verliest juist de leads die nog twijfelen.
Voor- en nadelen
Voordelen
- Gratis plan dat voor één persoon met één afspraaktype prima werkt.
- Degene die boekt heeft geen account of seat nodig.
- Veel koppelingen met agenda's, videotools en CRM's.
- Uitgebreide security-certificeringen en een beschikbare verwerkersovereenkomst.
- Kosten lopen op per gebruiker zodra je met een team werkt.
- Het gratis plan is beperkt tot één afspraaktype en één agenda.
- AI-functies zoals Notetaker en Callie werken alleen in het Engels.
- Geen vermelding van EU-dataopslag.
Alternatieven voor Calendly
Directe alternatieven voor afspraken plannen staan nog niet in onze directory; bekijk de categorie afspraken plannen voor het actuele overzicht. Tools die je vaak naast Calendly gebruikt:
- Zapier: om een nieuwe boeking automatisch door te zetten naar je CRM of een Slack-bericht.
- Close: een CRM waarin je de afspraken uit Calendly verder opvolgt.
Conclusie
Kies Calendly als je vaak gesprekken plant met externe mensen en het heen-en-weer mailen zat bent. Voor één persoon is het gratis plan vaak genoeg, voor teams die leads verdelen is Teams het logische plan. Twijfel je vooral over hoe je aan die gesprekken komt? Dat is waar wij bij helpen: bekijk onze cold email aanpak.
Veelgestelde vragen
Wat kost Calendly?
Calendly heeft een gratis plan. Standard kost $10 en Teams $16 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling; Enterprise begint vanaf $15.000 per jaar voor minimaal 50 seats. Maandelijks betalen is duurder (gecheckt op 28 september 2026).
Is Calendly AVG-proof?
Calendly biedt een Data Processing Addendum, gebruikt het EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen voor doorgifte, en heeft een vertegenwoordiger in de EER. Waar de data precies staat vermeldt Calendly niet. Laat bij twijfel je jurist meekijken.
Heeft degene die boekt een Calendly-account nodig?
Nee. Alleen wie agenda's koppelt en meetings host heeft een seat nodig. De mensen die via jouw link een afspraak boeken hebben geen account nodig.
Is Calendly gratis?
Ja, er is een gratis plan met één afspraaktype en één agendakoppeling. Voor onbeperkt afspraaktypes, meerdere agenda's en automatiseringen heb je minimaal Standard nodig.
Laatst bijgewerkt op